Recepcionista - atención a cliente

En Johnson Controls buscamos una persona organizada, discreta y orientada al servicio para brindar una atención ágil y profesional a visitantes, clientes, proveedores y equipos internos. Este puesto es clave para canalizar correctamente llamadas, correos, correspondencia, facturas y solicitudes hacia los procesos de la compañía, asegurando orden, trazabilidad y una experiencia consistente.

La recepcionista será responsable de mantener el frente de atención de la empresa funcionando de forma eficiente, apoyando la gestión administrativa, documental y de servicio al cliente. El éxito en esta posición se refleja en una comunicación clara, seguimiento oportuno y control cuidadoso de la información que entra y sale de la organización.

Responsabilidades

• Atender la central telefónica de la empresa, direccionar llamadas, tomar mensajes y distribuirlos a las áreas correspondientes.
• Recibir y orientar a proveedores, mensajeros, visitas, candidatos y clientes que se presenten en las instalaciones.
• Atender y direccionar los correos electrónicos, realizando la recepción, envío y distribución de mensajes, así como la apertura de gestiones en el Sistema Integra y la carga de información en el archivo.
• Direccionar a los procesos operativos las solicitudes de los clientes y dar seguimiento a su correcta derivación.
• Distribuir, registrar y tramitar documentos y correspondencia, incluyendo embargos, notificaciones de cobro, demandas judiciales, requerimientos de entes de gobierno, correspondencia de defensoría del consumidor y recibos públicos para cuentas por pagar.
• Asignar las intenciones de cancelación en CRM y mantener la información actualizada.
• Gestionar facturas y enviar la información correspondiente al MBC de los proveedores, cuidando la exactitud del registro.
• Controlar la autorización de facturas por pagar según comprador o proveedor.
• Brindar apoyo a proyectos especiales y otras tareas administrativas que se asignen.
• Cumplir con los procesos y políticas del Departamento de Servicio al Cliente, las iniciativas estratégicas, la política de gestión, el Sistema de Gestión de Calidad y las Políticas y Procedimientos de Salud, Seguridad e Higiene.

Como lo harás

• Atenderás cada interacción con amabilidad, sentido de urgencia y criterio, asegurando una respuesta adecuada para clientes, proveedores, candidatos y visitantes.
• Registrarás y canalizarás la información con precisión para mantener trazabilidad en Integra, CRM y los archivos de soporte.
• Priorizarás las solicitudes según su impacto operativo y trabajarás de forma coordinada con Servicio al Cliente, Cuentas por Pagar y los procesos operativos.
• Actuarás con responsabilidad, confidencialidad y enfoque en la seguridad al manejar documentación, facturas y correspondencia sensible.
• Buscarás formas de mejorar cada día, detectando oportunidades para simplificar trámites, evitar reprocesos y fortalecer la calidad del servicio.
• Colaborarás como parte de un solo equipo, apoyando a otras áreas cuando sea necesario para que los procesos fluyan sin interrupciones.

Que necesitas

• Bachiller en Educación Media.
• 1 año de experiencia en un puesto similar con atención telefónica, recepción, call center o labores administrativas de servicio.
• Manejo de Excel y Windows.
• Experiencia utilizando CRM, correo electrónico y sistemas internos para registro y seguimiento de solicitudes.
• Capacidad para organizar documentación, manejar múltiples tareas y mantener información confidencial.
• Comunicación verbal y escrita clara, con enfoque en servicio al cliente.